학교도서관에서 책을 살 때 마크파일을 같이 주문하면 책이 들어오면서 바로 DLS 시스템에 책이 입력되고 바로 학생들에게 대출반납을 해 줄 수 있다고 들었습니다. 심지어 라벨과 도장까지 찍어서 납품되는 서비스도 있다고 들었습니다. 그런가 하면 공공도서관 사서선생님들은 그렇게 외주를 주면 책 분류도 같은 책이 다르게 될 수도 있고 데이터베이스 품질이 떨어진다는 이야기도 합니다. 그러나 우리 도서관엔 사서선생님도 안 계시고 언제공공도서관 지원을 받을 수 있을지도 모르고, 설령 사서선생님이 계시더라도 도서관 행사를 진행하기에 바쁘실 테고, 한참 동안새 책 입력만 하기에는 시간이 부족하기도 하고 아까운 측면이 있습니다. 새 책을 바로 학생들이 이용할 수 있게 하면서도 혹시나 있을 수 있는 부작용을 방지하는 결재 및 주문 방법은 무엇인가요?

덧붙여 제목만이 아니라 목차나 주요한 내용으로 책의 검색이 가능하게 하려면 어떻게 해야 하나요? 어떻게 설명하는 문구로 결재를 받고 주문을 해야 하는지요? 사실납품된 파일이 제대로 된 것인지 알기도 쉽지 않은데 어떻게 해야 하죠?

A. 학교 현장에서 자료를 구입할 때에는 보통 학교도서관운영위원회(자료선정위원회)를 거쳐서 일정 금액의 자료를 구입하는데, 필요한 자료를 소량 수시 구입할 수도 있습니다. 소량으로 구입하는 경우에는 대부분 사서선생님이 직접 작업을 하셔야 하는데, 라벨, 필름, 도장, DLS 입력 등 한권의 수서를 위해 소요되는 시간이 너무 많습니다. 그나마도 복본이면 다행이겠죠. 그래서 외주를 맡기면 편리합니다. 대부분 서점을 통하여 주문을 하고, 지역의 DLS 업체(소도시에는 없음)로 보내져서 라벨작업을 한 뒤에 학교로 배송이 되는데, 이때는 자료 수에 따라 다르지만 보통 2~3주 내외의 시간이 소요가 되므로 기간을 미리 예상해 구입해야 합니다. 또한, 당연히 업체에서 작업을 해서 보내 줄 경우직접 구입할 때보다 금액 차이가 발생한다는 점은 알아두세요.

문제는 업체에서 한 학교만 담당하는 것이 아니라서, 같은 업체임에도 불구하고 담당자가 신경을 쓰지 않으면 전년도에는 총서의 청구기호를 한데 묶어서 해주고, 올해는 또 일일이 다르게 하여 보내 주는 경우가 생기는 등 규칙이나 통일성을 고려하지 않을 가능성이 높습니다. 이런 경우 DLS 2.0에 접근할 수 있는 업체 측의 ID를 하나 만들어 주세요. 메뉴 중 이용자관리에서 ‘목록관리자’ 권한을 가진 ID를 만들어 데이터베이스에 접속하도록 합니다. 도서관에 따라 또는 학교마다 별치도서, 복본,총서 등 조금씩 다른 분류 기준에 맞추어 작업을 요청할 때 편리합니다. 물론 이런 경우에 DLS 2.0의 환경설정에서 업체 측의 PC에서 접근할 수 있도록 업체 측 컴퓨터의 IP를 등록해 놓으면 좋습니다.

또한, 목차나 딸림 자료(CD, 테이프 등) 등 기본적인 검색조건 외의 것들로 검색하려면 DLS 2.0에 자료등록을 할 때 ‘상세등록’ 메뉴에서 부가적인 정보를 입력한 뒤 저장을 하면 목차로 검색할 수 있습니다. 이를 업체 측에 요구하면 됩니다. 그러나 워낙 부기해야 하는 정보량이 많아서 업체마다 요구 조건을 받아들이기 힘든 경우가 있을 수 있습니다.업체에 외주를 맡길 때 되도록 구입목록을 최소한 ‘서명, 저자명, 출판사명, 출판년도, 별치기호’ 등의 항목이 포함되도록 문서작업을 하여 서명과 출판사 등 기본 서지사항을 잘 알아볼 수 있도록 주문합니다. 물론, 엑셀문서로 작업을 하시면 편리합니다. 또한, 자료가 납품된 경우 주문한 구입목록과 업체 측(또는 구입서점)에서 발송해 준 견적서의 목록을 꼼꼼히 비교합니다. 그리고 절판되어 들어오지 못한 도서나 잘못 배송된 도서들이 있는지 검수합니다.



Tip. 학교도서관 실정에 맞는 계약조건을 요구하시면 됩니다. 별치기호 구성이라든지, 납품시기 등은 실정에 맞게 조율하여 진행하시면 좋습니다.

계약조건
1. 구입하는 모든 도서의 DLS 목록입력 작업 및 바코드, 청구기호 라벨부착 작업을 한다.
2. 절판되었거나 구할 수 없는 자료 발생 시 담당자에게 즉시 연락을 취한다.
3. 주문 후 최대 0주 이내에 제품 상태가 완벽하고 도서목록과 일치하는 도서로 납품한다. 기한을 넘길 경우 위약금을 지불한다.
4. 구입목록에 제시한 도서는 출판사까지 동일해야 하며, 최신판으로 납품한다.
5. 기존 소장중인 자료와 연관된 도서의 경우 일관성 있는 청구기호를 구성하여 납품한다.
6. 검수 후 발견되는 파손, 훼손도서의 경우 신속히 동일 도서로 교환함을 원칙으로 한다.
7. 별치기호를 기존 체계에 맞게 부여하고, 자료그룹의 대출상태 또한 서버와 동일하게 구성한다.
예) 만화(별치기호 부여) - 대출불가 (자료상태 수정)
8. DLS에 자료등록 시 모든 사항을 빠짐없이 입력한다. 예) 크기, 총서명, 목차 등을 빠뜨리지 않는다.
9. 비고란에 총서명 분류를 기입해 놓은 경우가 아닌 경우는 총서명을 기준으로 분류하지 않아도 된다.
*그 외 개별 학교도서관 실정에 맞도록 계약하세요.

Tip. 오른쪽과 같은 조건을 명시하여 결재를 맡아두면 좋습니다.

2. 내부결재 요청 시 기안문 문구 포함 내용 예시
(중략)
다. 입수기한 : 2012년 0월 00일까지.
라. 계약조건 : DLS 목록구축, 도서바코드, 청구기호, 띠라벨, 라벨키퍼, 등록번호 날인, 측인 (붙임참조)
붙임 1. 학교도서관운영위원회 회의록 1부.
2 . 2012학년도 제1차 자료구입목록 1부. 끝.